ぼんこふです。
めっちゃオフの運営をアホほどやっています。
配信側の技術提供記事はいつも楽しく拝見させていただいております。
総務側で書けることと言えば仕事論になってしまいますから胡散臭い自己啓発の劣化版みたいな内容しかないのかなと思いますが、もはや自語り目的の需要度外視で筆の進むまま書いていきます。
最近、新しくオフを始めたい方々がとてもいっぱいいるので簡単なフローと共に。
昔書いた記事と内容被るかも。
雷撃やラスチャレなどの規模デカをイメージして話しますが、大規模でなくても通ずるところが多いと思います。
できたらいいなの理想論がほとんどで、僕も全ては実践しきれてないので話半分で流し読みくらいが良いと思います。
何か困った時に、ふと思い出してもらえれば新たなアプローチのキッカケになるかも。
この記事は「あの人はコレをやっていない」みたいな指摘をするためのものではありません。
(ぼんこふが自分を律する為の文で、書いた以上コレを意識してやっていきますという制約です)
◆この記事で伝えたいこと
主催の効率を上げることは、運営内でギスギスしないために必要です！
前提としてオフ運営は楽しいものだと思っていますので、すこしでもギスギスせず終始楽しく進めるためのTIPSと捉えていただければ幸いです。
もしくは運営内でギスギスしたら、この記事を見てもらえればいいと思います。
クソ長いのでchatgptくんに大事そうなところの文字を強調してもらいました。
そこだけ広いながら読んでくれたらいいかも。
クロサナくんが似たような内容の記事を投稿していたので、そちらもぜひご覧ください。とてもいいことが書いてあります。
デキる運営になろう ２：有能な運営への道編 - ほうこうレポート
■作業の分担
最近は分担をかなりうまくやれてるのでまずはそちらの分割例を記載します。
ここまで運営経験積んでやっと分担がわかるようになってきました。
作業内容についての詳細は今回は割愛しますが、スタッフに作業を割振る時はこの単位で役割分けちゃうのがいいのかなと思います。
大規模オフで主催がある程度楽しつつ、スムーズにすすめたいならこの単位で分割して主催は取りまとめだけしていくのがいいと思いますね。
ラスチャレはほんとーに楽だったー。
①進行
準備：予選を何人何ブロックにしてどう進めるかとかを考える
当日：予選抜け者の集計やトナメの案内。
②参加者管理
準備：本人確認とかキャンセルとか対応。ディスコ整備。
当日：受付担当。
③会場
準備：会場とり
当日：会場の人とやり取り。撤退作業の管理。
④経理
準備：予算のまとめ
当日：スタッフに支払い
⑤サブイベ
準備：サブイベの企画と進め方を考える
当日：サブイベとりまとめる
⑥備品
準備：名札やら名札管理やら
当日：備品を持ってきてしかる所に配置
⑦配信
準備：もろもろ
当日：はいしん
⑧広報
準備：ツイートとか
当日：ツイートとか
⑨雑務
運営二次会用意してもらうとか、印刷してーとか色々雑にたのめるフリーな人。一人くらいは未経験の育成枠がいるくらいの余裕があるといいね。
要項を書いたりする作業もあるけど、それは主催がやろうね。
オフのテーマイラストをどうするか～とか、そもそもオフ名は～とか、スタッフは～とかその辺も主催のこだわりで動きましょう。
①~⑨はあくまで人に頼めるものというイメージでお願いします。
そしてものの考え方としては、主催が①～⑨まで全て一人でやりましょう。
ただ、それだと間違いなくキャパオーバーになります。
自分ができない分を、分割して誰かに頼むという意識がいいでしょう。
ちなみに、いつから出てきたか総務という言葉。かなり抽象的ですが、ポケモンオフ軍団の間では配信を除く全ての運営作業を総務と呼んでいるのかなと思います。
総務の長が主催というわけではなく、総務と配信どちらも取りまとめる必要ありです。
取りまとめるために、主催もある程度配信の理解はもっておくとよいですね。
■分担するうえでの注意点
分担とはつまり人に物を頼むということで、頼んだ以上頼みっぱなしはいけないです。 頼んだ内容が過不足なくできているか、何か困ってないか、期限には間に合いそうかを気にかけておく必要があります。 要は人に頼んだら取りまとめの作業も必ず発生するわけです。 これのとりまとめ作業こそもっとも抽象的で、気付いたらトラブルになってる部分です。
とりまとめる上でトラブルを起こさないために何を意識するべきかを書きます。
・イメージを共有しよう
前述した「まずは①～⑨まで主催が一人でやるという考えを持とう！」というのは①～⑨の作業を主催自身がイメージできるようになりましょうということになります。
そのイメージを、頼む相手にも齟齬なく共有しましょう。
社会でもバイトでも、仕事のできるできないは作業のイメージが抱けているかです。 イメージができていないということは、作業のどこかで行き当たりばったりになるタイミングがあるということ。そこで想定外のトラブルが発生します。 自分がイメージを固められているか、またそれが相手に伝わっているかは常に意識していきましょう。 人と関わると、ある程度人の優秀さがわかると思います。優秀な人は作業のゴールを理解出来る人、ゴールまでの道筋を思い描ける人、ゴールまでに落ちてるたくさんの落とし穴に気づける人、落とし穴や理解できない点を他の人に共有して踏みとどまらない人。 これらは才能とかじゃなく、経験のなせる技です。人と関わる経験を増やし経験を積んでいきましょう🙆
また、オフ会に参加しているほうがイメージを持ちやすいです。これから運営したい人は、沢山オフ会に参加しましょう。
これからの項目はイメージを正しく伝えるため、落とし穴に落ちないために必要なことです。
・5W1Hで指示しよう
いろんなビジネス書でいわれてるでしょうが、まあ大事。
「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」を指示に盛り込みましょう。
・やりとりはみんなが見てるところでやろう
個別チャットの使用はトラブルのもとです。
情報を秘匿にする理由はホンマに皆無です。
当事者が気付かなくても他の人が何か進言してくれるかもしれません。
・会議を有効活用しよう
頼みっぱなしではなく、進捗をケアしようと話しましたが取りまとめのために複数人にチャットでヒアリングするのは骨が折れます。(返信待たないといけないし)
そこで会議を使いましょう。
僕は会議をToDoの確認のためにつかっております。
会議中に作業依頼するのは極力さけたいです。
面倒だから最近は誰かに任せてるけど、本当はタイムキーパーも議事録も会議の進行も全部自分でやるのが1番いいとも思ってます。
会議で何話すのかは自分が1番わかってるので、話しながらメモを残していくといいかも。
補足ですが、頼む以上あいてへの感謝は最大限行いましょう。
ありがたいと思っていていても、声や文章でおくらないと相手に伝わらないといというのは主催をやれば痛感するものと思います。
運営は無償のボランティアですから、大会を立ち上げた時点で感謝されて当然です。
でもみんな、意外と直接感謝を伝えてはくれません。
感謝されたければ、自分から感謝を伝える。
褒められたければ、自分から褒める。
認められたければ、自分から認める。
謝られたければ、自分から非を認める姿勢を見せる。
スタッフにはしっかりとその旨、具体的な感謝を届けてあげましょう。
■主催の効率をあげるメリットについて
給料が発生する仕事なら、タスクを早くこなすことはその分時間ができることになり浮いた時間の分得をすることになるといえます。 オフについても、時間に余裕ができるという意味で同様のことが言えますがこれは趣味なので逆に言えばこの観点では時間しか損をしません。
また、主催に能力があることはオフの成功のために必要であるとは思いません。 準備に人より時間がかかっても、たとえ当日大幅にグダったとしても参加者は理解してくれるし、参加者が楽しんでくれればオフは大成功と言えます。
僕は主催の効率を上げることは、運営内でギスギスしないために必要だという意識を持っています。効率が悪い進め方はトラブルの元です。 初めは仲のいい人同士で運営を集めて実行していくものと思いますが、一緒に運営したことで仲が悪くなるとか、前までは楽しく話せてたのにオフの期間は会う度にオフの話をしないといけないとか。 悲しいけど本当に有り得ることだし、実例もたくさん見てきました。 運営業は基本的には趣味ですし、2ヶ月3ヶ月と一緒にいるチームでギスギスしたいと思う人はいないでしょう。ましてや、運営というボランティアを始めたことで寧ろ交流の場を失ってしまうというのは本末転倒です。 主催もスタッフもいい思いをしません。
そういった人的トラブルを未然に防ぐのが、見えないけど大事な主催の作業であり、そのために効率を考えていくべきというのが僕の論です。
大規模だろうが、小規模だろうが自分と近しい人の繋がりを最も重要視していくべきです。 規模が大きくなるほど、ギスギス率は高くなりそれを収めるための要求スキルも高くなります。 マジで運営内をギスギスさせるか、させないかだけが主催の仕事と言ってもいい。 主催がなにもしなくても、ギスギスせず運営が回るならそれでいい。
最近新しいオフが増えてきましたが、この記事を参考にして進めて欲しいと言うよりもしちょっとギスったときにふと思い出して貰えたら役に立つかなと思っておりますね。
ちなみに、僕は御局様タイプなのでギスギスさせる天才です。
■立ち上げ時に意識すること
ここまでは、作業分担の話。
ここからは、初めて主催する系の人のために立ち上げ時点で気をつけたい話。
オフ運営はPDCAサイクルみたいなもんなので、悩んでいないで第2回以降色々改善すればいいと思います。
ですが、時間を無駄にしたくないのであればメンバーの立ち上げ段階から意識を高めていくのが最も効率的に進めることができます。
自分がノリで書いた内容をchatgptくんに要約してもらいました。
追加で語りたいとこは補足します。
①自分のイメージを固めよう
大会コンセプト
- 何がやりたいか、一言で表せるくらい具体的にしましょう。
→何がやりたいかを明確にすることは自分のモチベーションに直結します。 主催がモチベないと運営はなんで付いてきてんのかわからんくなってギスです。 運営はやりたいことだけをやりましょう！ マジで運営はやりたいことだけをやりましょう！！！！！
スタッフ感の意見対立時の判断材料として、モチベーション低下時の原点達帰りとして役立ちます。
→やむを得ないトラブル等に巻き込まれたときモチベ回復するためにも、やりたいことを言語化して後で見直せるようにするのは自分のメンタルケアとして大事。
- コンセプト変更時も変更した理由を記録しておきましょう。
- 実施内容自体には柔軟性を持たせつつも、大会方針は揺るがないようにしましょう。
→周りの需要やスタッフの意見に煽られて企画の主軸がブレていくことは往々にしてあります。
面白そうなことはドンドン取り入れるべきだけど、コンセプトが変わる部分までは踏み込まない方がいい。
ここも自分の意思を強く持ちましょう。
- 主催像
- トップダウン型かボトムアップ型かを把握し、運営スタイルを確立しましょう。
- トップダウン型は主催が主導する形、ボトムアップ型はスタッフがすすめる形で、それぞれの長所を活かして運営を進めていきます。
- 自分に合ったスタイルを見つけることで、進め方にブレが生じずトラブルを防げます。
- 運営作業のミスマッチ防止のため、自分がどのタイプか把握しておきましょう。
→スタッフにも、トップダウンの人の元で輝くスタッフとボトムアップの人の元で輝くスタッフがいます。そして、どちらのスタッフも活かせるように主催はどちらの側面も持ち合わせておくのが望ましいです。 わかりやすくいうと、主催がやりたいことをいってスタッフが手伝う方針と、スタッフがやりたいことを主催がとりまとめる方針。 オフという場自体が好きだからそのために手伝うよーみたいなスタッフはトップダウンの下にいたほうが輝く。 何かしらやりたいことがあって、でも主催だけは嫌みたいな人はボトムアップの方が輝く。
僕は圧倒的にトップダウン型です。他の人に企画を提案してもらう時の調整が僕は苦手なのでそういう時こそ相手の考えていることを齟齬なく理解できるよう努力しています。 自分はどちらが得意かという話で、両方のスキルを組み合わせていくのがベストです。
②スタッフを決めよう
- スタッフ決めはスタッフの得意分野やモチベーションを考慮して誘っていくことが重要です。
- 具体的な役割を提示し、今決まっているスタッフとの相性も考慮しましょう。皆で仲良く飲みに行けるイメージがつくくらいが良いです。
- 信頼関係を築くために、スタッフに誘う前に十分なコミュニケーションを取っておきましょう。無用なトラブルを生まないためには相互理解が必要です。
- 人になにかを頼む際には、見返りを意識できてるといいと思います。
- ポケモンオフはスタッフに協力してくれた見返りを渡すことが難しいです。
- 規模に関わらず、運営としての楽しさを共有することがせめてもの見返りになるかなと思っています。
→楽しくやれるひとを誘おう。それにつきる。前述した作業分担のところを意識してもらえるといいと思います。
欲を言うならこの人にはこれを頼む！ということを明確にしてからスタッフに声をかけるべきです。
とりあえず人を集めてから後出しで頼むのでは、不満とミスマッチを生んでしまいます。めちゃくちゃ気をつけましょう。
③会場を取ろう
- 地元の有識者に相談し、適切な会場を確保してもらうのがいちばん早いと思います。
- 開催の3ヶ月前までに決定しておくと良いです。
- 大会コンセプトに沿った会場を選び、自分で会場を探す楽しさも経験しましょう。
→主催窓的なやつに地方の人もいるんでそこら辺できいてください🙆連絡くれれば招待します。
④要項を書こう
- 誤解のない見やすい要項を作成します。参加者に分かりやすいスタイルを選びましょう。参考にする要項を見つけ、適切な形式を採用します。免責事項も含め、必要な情報を網羅した要項を作成することが重要です。要項は参加者に誤解を与えないことが大事です。
→ひたすら他オフの要項を見まくって参考にしましょう。 詳細に書きたい人は杜のようかん、簡潔に書きたい人は黒馬記念をおススメします！
雷撃は黒馬のスタイルでようかんの文章を真似してるよ！ 誤字や抜けなどが怖いので、スタッフにチェックしてもらうといいかも。
⑤事後ケア
- 参加者の本人確認を行い、トラブルを未然に防ぎます。ディスコードのbotやExcel関数を活用し、効率的に本人確認を行います。運営と参加者の手間を最小限にすることがポイントです。参加者の手続きがスムーズに行えるように準備を整えます。雷撃ではbotを使ってディスコの参加者をチェックしています。
→トナメルでもスプシでもなんでもいいけど、参加者の取る手間が1つでも減らせるよう考えましょう。参加者の手間を1つ増やすということは、参加者がちゃんと対応出来てるか運営が確認する手間も1つ増えるということです。 参加者の手間を1つ減らすと運営の手間は1つ増えます。でも、運営側が手間取る分にはツールやbotや関数でいくらでも最適化できるというのが持論です。
LiBornOFFではチーム戦のとき、Excel関数をバコバコ駆使してチームを組ませていました。
僕はできればトナメル使いたくない派。結構システム変わったりするから。 botの例は後述していこうと思います。
⑥タスクの明確化
- 一日の動きを想定し、各タスクを誰がどのように行うかを明確にします。詳細に計画を立てることで、必要な準備を洗い出し、トラブルを防ぎます。受付、開会式、予選、本選、決勝、片付けの各段階で具体的な行動を決めておくと良いです。例えば、受付ではお金の回収方法や誰が何を用意するかなど、詳細にシミュレーションします。
→要項を公開する時点で一日のどの時間に何をやるか、頭の中ですべてイメージできてると作業の割り振りがスムーズです。経験値にもよるので難しいと思いますが、要項を書く時点でスケジュールを組むと思うのでその際に割り振りタスクを明確にするとよいかもしれません。 なぜなぜ分析みたいにスケジュールの1項目に対して誰が？誰と？どうやって？何が必要？を詳細に深堀していくといいでしょう。 また、考えたことは頭の中で留めず文章に残しておきましょう。
⑦タスクの割り振り
- 全てのタスクを自分で行う前提でスタートし、他のスタッフに分担します。タスク管理を視える化し、記憶に頼らず全員が見える状態にしておくことが重要です。ディスコードのフォーラム機能などを活用して管理を効率化しましょう。何を、誰に、いつまでに、なぜ行うのかを明確に伝えることが重要です。個人チャットでのやり取りを減らし、タスク管理アプリなどで共有することが効果的です。
→これは前述した通りです。このあと、僕がやってる作業の管理法を記載します。
一時期、僕は人に作業を頼めないという課題を抱えており、雷撃の#1,#2ではほとんど自分でやって潰れていました。LiBornでは、あまり規模も大きくないしそもそも自分で準備したかったので大方を自分がやっていましたが雷撃では作業を振りたくても振れなかったです。でも今は解決して、ある程度作業を振れるようになりました。
理由としては二つ。
雷撃ほどの規模の作業イメージが自分で抱けておらず、何を頼めばいいかわからなかった。
自分で集めたスタッフではないので、スタッフの得意不得意がわからずミスマッチが怖くて頼めなかった。
前者のほうは、規模が規模だから仕方ないとはいえもし同じ悩みを抱えてる人がいたらイメージが足りてないということかも。
後者のほうは、スタッフとの交流が足りてなかったということだと思う。
結論、仕事ふれないという悩みを持っている人は、オフにいこう or スタッフともっと親密になろうということである程度解決するかなと思います。
・余談
いい主催には隙がある。
弄られるくらいが丁度いい。
弄られ役に徹して、裏での苦労を言わないような人がスタッフからの人望あつくて憧れるなあと思います。 妻のしりに引かれるくらいがちょうどいい、みたいなね。 主催が弄られてた方が雰囲気柔らかく風通しがよくなるし、主催があまりに大変大変と言ってるとスタッフだって大変なのに我慢を強いてしまう。
僕は全体的に雰囲気をゆるっとさせる力はあるけど、大変アピールが随所に漏れでてるからその点まだまだね。
(大変アピールしないと沢山頼まれごと降ってくるから…)
■ディスコでこれやってます奴
タスクをこんな感じで管理してますよ、という共有。
・フォーラム
使い方はクロサナくんのこちらをご覧ください。
【Discord】フォーラムチャンネルの使い方解説 - ほうこうレポート
雷撃ではフォーラムを使って、こんな感じで使用しています。
ToDoリスト兼、依頼事項兼、個別チャットです。
これやらなきゃ！って思ったら、即スレッドを立ててタスクが終わったらクローズします。
認識の祖語が起きることもなければ、会話が流れることもありません。
担当にだけ話が伝わるので、とても便利です。
・ディスコ誰が入ってるかわかるツール
雷撃では参加者による本人確認がありません。規模がでかいと何人かは手順すっぽかすから、できるだけ参加者に何もさせたくないです。
代わりに、参加者がディスコに入れているかを運営側で確認しています。
しかし、第一回から第五回までディスコは変えておらずメンバーは増えていくばかり。
そこで探し出したツールがこの子です。
Add MemberList Discord Bot | The #1 Discord Bot List
こいつをDidcordに招待して、下記画像のように/serverとやれば参加者リストがテキストで抜き出せます。
ディスコのメンバー一覧から全て選択コピーでは、全員は取れないんですなんと；；
申請時参加者にDiscordIDを入れてもらっているので、それとVlookupすれば9割の人は確認できる寸法です。誤記の人もいるのでそこは手動確認。
他にもいい感じのディスコツールがあれば教えてほしい。
運営用アカウントでツイートされたことが、報告されずわからないということが多々あるのでそこを拾うbotとか探しているんだけど全部有料になっちゃってうーんそこまでではないなあって感じ。
この辺の効率化を考えるのも楽しいよ。
■最後に
この記事は運営のハードルを上げるものではないです。 規模がそこまで大きくないなら、そんなに意識高くしなくてもいいし、効率悪くてもそれも経験で楽しめると思います。 でも、何か進め方の問題でトラブルやギスギスが起きた時にはきっと参考になると思っております。
また、「何事も突き詰めると似たような結論になる」とも思っております。きっと、運営を進めていくとある程度同じ結論にたどり着くはずです。 頭の片隅に入れておいてもらえると、余計な悩みを抱かなくてよくなるはずです。 ありがたいことに、ポケモンオフ文化はコロナからの完全復活を果たしたのではないかと思ってます。 文化が続くことは、これから先も新しいオフがでてくるわけです。 オフを運営してしまったことで、トラブルや余計な悩みを抱える人が1人でも少なくなって欲しいという思いを込めて…
みんなは趣味でイヤな思いをしないでね。
そして、人に嫌な思いをさせないでね。
昔からオフ運営どうしのトラブルというのはあって、それを見てきました。そのたびに年下ながらなんというか気まずい思いをしてきたので僕は人とトラブルを生まないことを第一に動いてきました。今でも当然意識してるし、運営で特定の人と仲悪いというのは今のところありません。
トラブルきっかけは多々ありますが、バトルが始まるのは決まってどちらかの態度が悪いとき。もしくは、態度が悪いと思われたとき。
どうかこれを見た人は尖った言葉を使わないよう意識してください。 歩み寄らないコミュニケーションになんの生産性もありません。
コミュニティという言葉は少し主語が大きいですが、ポケモンを少しでも盛り上げたいという気持ちは誰にでもあると思います。 その気持ちがあるのなら、他者を攻撃しないでください。問題を起こさないでください。相手に非があっても、伝え方を間違えたらそれは何の理も生みません。
盛り上げるために最も大切なことは協調することです。 1度仲違いしたら関係が改善されることは基本的にありません。そして、その仲違いは派閥をうみます。 派閥が生まれることにより被害を受けるのは当事者ではなく、その周りにいる人です。若い子達が面倒くさく気まずい思いをし続けないといけません。 派閥ができると人手も分散され、コミュニティにとっては損しかありません。
ぼくもSVに入ってから、尖った言葉のDMや第三者としての関係の取り持ちなど色々対応してきました。(それも何故か全部、僕より歳上から。) なにか特定の出来事に対して怒ってるわけではない。1件対処するくらいなら、まあ気持ちはわかるし理解もできるなって思う。それぞれに仕事の忙しさとか見えない背景があって、タガが外れたとか気を使いきれなかったとかでそうなったのかなって。
当然DMもらってるときとかは僕自身に非があるときもあるわけで、大体は主催としての管理不足。そこまで気を回せなかったというケースが多くそれはそれで反省はすれど、どうしてそう高圧的なんだとも思ったりもします。
少しでも穏やかにという意識をもってくれたらうれしい限りです。
これも特定の誰かを思い浮かべた発言ではないから気を悪くしないで！
ホントこういうの寝る前か仕事のうんこタイムでいっぱい処理してるんだから！強いて言うならみんなに言いたい！
ということで、主催の効率をあげよう！ならぬみんなトラブルを起こさず仲良くしようね！という記事でした。
みんな、人との繋がりを大事にね😉
おわり。
